Перевод документов в электронный вид, создание резервных копий на DVD.

Подготовка документов к сдаче в электронном виде в налоговые и таможенные органы.

Современный уровень развития компьютерных технологий позволяет обеспечить иной, более высокий и качественный уровень организации архивного дела в организации, экономя время и средства на обслуживание архивов, обеспечение документооборота и делопроизводства, подготовку нужных документов для сдачи их в электронном виде в органы ГНИ или ГТК.

Преимущества архивного хранения DVD:

• 100 %-ная сохранность архивных данных.
• Надежное хранение данных на DVD до 100 лет. На сегодняшний день недорогие диски DVD – самый долговечный носитель электронных данных, прямой наследник проверенной технологии СD.
• Полная совместимость СD и DVD позволяет считывать в архивном накопителе любые компакт-диски всех распространенных форматов – в том числе СD, записанные 10 лет назад.
• Однократная запись дисков DVD-R позволяет избежать случайного удаления и нежелательного редактирования файлов в накопителе. Накопитель DVD-R обеспечивает надежную защиту документов, делая физически невозможной модификацию записанных данных. Все архивные диски находятся в одном закрытом, недоступном для пользователей устройстве, как следствие – невозможна ни утрата или потеря архивных дисков, ни их физическое повреждение пользователем.

Перевод бумажных документов в электронный вид поможет решить ряд проблем, в частности:

• электронная копия документа мгновенно доступна для уполномоченных пользователей компьютерной сети клиента;
• физический износ и риск утраты архивных документов практически сведен к минимуму. Их можно смело передать на ответственное хранение в специализированные внеофисные архивохранилища.
• время принятия решений с использованием копий документов из электронного архива сокращается, в среднем, в 10 раз.
• независимость от «человеческого фактора» и постоянная доступность к накопленной информации.

Для организации работы с электронными документами используется специализированный архивный накопитель дисков DVD, позволяющий обеспечить надежную архивацию и сохранение больших (терабайтных) информационных массивов данных (от тысяч до миллионов электронных документов) – без возможности модификации.

Также данные могут извлекаться из роботизированной библиотеки (наборами DVD в легкосъемных дисковых магазинах или отдельными дисками) для распространения или хранения вне её. Пакет специального программного обеспечения, адаптированный к специфике рабочих процессов компаний- наших клиентов, решает проблему оперативного доступа пользователей к архиву, позволяя быстро найти нужные документы и сразу получить их по сети на экран компьютера.

Таким образом, электронный архив становится важнейшим элементом информационной структуры таких компаний.